Crea tu primera base de datos en Access

 

Conceptos básicos de Access

Cómo he comentado al inicio de este tutorial, si no tenemos conocimientos de Access o de bases de datos, adentrarnos en Access puede llegar a ser desesperante sin una base que nos permita saber para qué sirve cada una de las funciones y los elementos que forman parte de una base de datos.

Los conceptos que debemos conocer en Access son los siguientes.

• Registros. Un registro en Access es la unidad mínima de información que pueda estar compuesta por varios datos y valores.
• Campos. Un campo en Access es nombre del dato que queremos introducir para poder reconocerlo sin acceder al contenido de la tabla. Si queremos crear una tabla con nombres y apellidos, tendremos que crear el campo Nombre y el campo Apellidos.
• Tablas. Los registros se almacenan en tablas. Las tablas es lo primero que debemos crear para empezar a almacenar información. Las consultas, formularios e informes extraen los datos de las tablas.
• Consultas. Cómo bien podemos deducir por el nombre, las consultas son filtros que podemos aplicar a las tablas para encontrar lo que estamos buscando.
• Formularios. Un formulario es la representación de las tablas con la interfaz gráfica que queramos, una interfaz que podemos crear desde el asistente o bien manualmente.
• Informes. Un informe es la representación en limpio de los resultados de las consultas. Es el equivalente de los formularios a las tablas.

Para crear una base de datos, tan solo necesitamos crear una tabla y una consulta para hacer búsquedas. El esto de elementos no son necesarios, pero nos permitirán darle un aspecto más visual y que la introducción de registros sea estética y funcionalmente más sencilla, ya que las tablas se representan como hojas de cálculo y cuando el número de campos es elevado, añadir nuevos registros, la tarea puede llegar a ser tediosa.

Es recomendable, antes de abrir el programa y empezar a crear tablas, consultas, formularios y demás, sentarnos delante de folio y diseñar la estructura de la base de datos, es decir, crear una lista con todos los campos que queremos que tenga la tabla. Siempre es mejor añadir demás que quedarnos cortos, ya que, una vez hemos creado el formulario, si nos falta algún campo, tendremos que hacer virguerías para añadirlo y modificar el orden en el que se introducen los datos, no es un proceso complicado, pero si muy laborioso.

Podemos crear tantas tablas como queramos, tablas para almacenar datos distintos que posteriormente podemos relacionar para hacer consultas y que estas, en base al dato introducido, muestra información de varias tablas. A diferencia de otras aplicaciones, en Access no tenemos que ir guardando continuamente para conservar los datos que introducimos en las tablas, ya que se guardan automáticamente.

Consulta toda la información en: 

https://www.softzone.es/programas/documentos/crear-base-datos-access/